1.实施ERP是企业管理全方位的变革
ERP系统是对企业物流、资金流、信息流进行一体化管理的软件系统,其核心管理思想就是实现对“供应链(Supply Chain)”的管理。软件的应用将跨越多个部门甚至多个企业。为了达到预期设定的应用目标,最基本的要求是系统能够运行起来,实现集成化应用,建立企业决策完善的数据体系和信息共享机制。
一般来说,如果ERP系统仅在财务部门应用,只能实现财务管理规范化、改善应收帐款和资金管理;仅在销售部门应用,只能加强和改善营销管理;仅在库存管理部门应用,只能帮助掌握存货信息;仅在生产部门应用只能辅助制定生产计划和物资需求计划。只有集成一体化运行起来,才有可能达到他的目的。
2.企业管理班子要取得共识
业界把ERP的实施称为"第一把手工程",这说明了企业的决策者在ERP实施过程中的特殊作用。ERP是一个管理系统,牵动全局,没有第一把手的参与和授权,很难调动全局。建设一套企业神经系统,企业领导层首先要通过培训、观摩、调研、讨论和比较来开阔眼界,提高认识,统一意见,明确需求。
3、让业务驱动ERP项目的实施
ERP系统的项目实施是以业务和管理为核心的,是为了建立一套以企业资源计划为核心的管理体系,因此ERP系统的实施应当是以业务过程来驱动的,而不是IT技术。ERP不但要考虑企业内部的各种业务,如订单输入、生产计划、采购供应、发货管理和行政管理等,还要考虑企业在竞争中的客户化价值的创造和交付。
三、ERP系统的应用培训
培训是成功实施ERP系统的重要因素。ERP培训有两个重要目的:一是增加人们对ERP相关知识的了解;二是规范管理人员的行为方式。通过培训要使用户的各级管理人员不仅要明确什么是ERP,它的实施将给企业带来那些变化,并明确实施ERP后各个岗位的人员如何进行新的工作方式。通过培训使下列人员达到如下目标:
1、决策人员:要贯穿企业发展目标和新的管理思想及管理理念,以建立现代企业制度,适应企业市场经济发展的需要和信息化发展的需要为前提;
2、管理层:让他们形成共识,理解为什么要实施ERP,并使他们对ERP有一个正确的理解和预期,对前景充满信心;
3、技术人员:了解 ERP原理,理解系统中产品结构的组成和作用;会运用计算机熟练地输入、查询、修改产品的组成等。
4、生产管理人员:懂得ERP运行原理,会操作菜单查询工单状态,熟悉工作规范,对工单从领料到加工、汇报整个过程清楚,对缺料、拖期工单了解原因,并能进行处理。
5、数据维护人员:理解自己维护的基础数据在系统中的来源和用途,能熟练操作菜单进行数据维护。
6、系统管理人员:要让其参与开发的全过程,深刻理解ERP运行原理和各模块间的关系,能够为各业务部门提供咨询与培训,并能对系统进行管理、更新和日常维护。
7、业务人员:对ERP的基本概念和原理有一定了解;会正确使用菜单上的功能进行数据输入;熟悉数据输入的具体注意事项和规定;熟练地操作计算机。
8、其他管理人员:根据自己的业务和权限,熟练操作菜单。
四、ERP系统基础数据的准备
ERP系统的运行依赖数据的准确、及时和完备。可以说数据准备工作是整个系统实施过程中头绪最多、工作量最大、耗时最长、涉及面最广、最容易犯错误且错误代价极大的一项工作。基础资料准备过程就是把企业的管理方针政策、规章制度、财务资料、生产经营信息从文本转换成数据的过程。要求数据规范、完整、准确、及时。规范就是按照ERP需求对企业的数据进行收集、分析、处理;完整是收集、整理的数据必须满足系统运行要求,不能缺少;准确就是要求吻合系统要求也体现企业运作要求,否则“输进来是垃圾,输出来也是垃圾”。数据准备是系统实施过程中最直接最具体、最关键、任务最繁重的一节。
五、ERP系统的安全管理
系统安全包括:操作系统授权、网络设备权限、应用系统功能权限、数据访问权限、病毒的预防、非法入侵的监督、数据更改的追踪、数据的安全备份与存档、主机房的安全管理规章、系统管理员的监督,等等。目前,企业中熟练掌握计算机技术的人员较少,因此,在实施ERP系统时,普遍存在着不重视系统安全的现象。诸如:用户不注意口令保密、超级用户授权多人等。缺乏安全意识的直接后果是系统在安全设计上存在着漏洞和缺陷。
还有就是意外事故或灾难,水灾、火灾、地震等不可抗拒的自然灾害会给ERP系统带来毁灭性的打击。企业正式启用ERP系统后,这种破坏将直接造成业务交易的中断,给企业带来不可估量的损失(如今年5.12汶川大地震,就给很多企业带来了巨大的损失)。未雨绸缪的策略和应对措施是降低这一风险的良方。如建立远程备份和恢复机制;在计算机系统不能正常工作的情况下,恢复手工处理业务的步骤和措施等。
六、ERP系统的选择及开发
企业完全靠自我开发,风险巨大,受资源、人才的局限,企业的IT力量通常达不到开发ERP这些大型软件系统所要求的水准,也跟不上IT技术进步和管理创新的步伐,容易出现起点低、规划差、过程长、更新慢和偶得成功后却留不住相关人才等众多问题。实践证明,采购通用商品软件进行适度二次开发,符合社会专业化分工协作的规律,比较容易实施。专业的ERP公司通常拥有一群既懂管理又懂IT的人力资源,通过学习国外企业管理软件的理念和模式,逐步集成出了一套适用于中国企业的ERP软件,并在迅速扩大的市场中不断改进、优化和完善。