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| 专家答疑：如何解决ERP实施遇到的黑洞 |
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来源：IT专家网 发布者：
发布时间：2009-2-10 阅读：58814次 【字体：大
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在有限的资源约束下，运用系统的观点、方法和理论，对项目涉及的全部工作进行有效地管理。即对项目全过程进行计划、协调、控制和评价，以实现项目目标。其中制约项目成功的主要因素有：项目范围、项目成本、项目进度、项目质量和人员管理。
一般来说，项目管理是指项目经理在有限的资源约束下，运用系统的观点、方法和理论，对项目涉及的全部工作进行有效地管理。即对项目全过程进行计划、协调、控制和评价，以实现项目目标。其中制约项目成功的主要因素有：项目范围、项目成本、项目进度、项目质量和人员管理。
ERP项目实施是一件复杂的事情，稍有不慎就会出现各种各样的问题。特别是在项目进度管理不力的时候，项目很容易像遇到了一个黑洞，不断地吞噬着实施时间，造成ERP项目实施进度滞后。
一.ERP实施进度失控的后果
在ERP实施时，我们常常使用进度表来反映实施进度的具体进程。因此，ERP实施进度表是一个完成所需工作的基本的、动态的计划表。换句话说就是：进度表是为具体工作提供计划和执行步骤，并在进行过程中设定里程碑，使我们可以将真实进度和预先设定的时间相比较的计划书。因此，进度表的执行情况从侧面反映着项目的成败，不管是什么原因造成进度滞后，都意味着会对ERP实施效果产生某些不好的影响。
(1)ERP系统不得不推迟上线时间
这是进度失控导致的直接后果。这个后果因企业建设ERP系统的目标不同而具有不同的损害程度，对于希望尽早将ERP系统投入运行的企业来说，问题显然是比较严重的。即使不急于把ERP系统投入营运的企业，进度失控也会增加负担，包括时间、人力、物力和财力的继续投入，严重时也会造成项目停滞和搁浅。
(2)进度失控会突破项目预算成本
一般来说，成本是评价一个ERP项目是否成功的一个关键因素，所以成本的变化将直接影响评价项目是否成功。当项目进度滞后时，企业必须要再投入新的资源才能解决存在的问题。因此，进度失控的副作用就是或者半途而废，或者追加投入。而追加投入又会遇到企业资金是否充足的影响，因此当项目成本严重超出预算时，可能会导致ERP项目被迫下马或暂停。
(3)进度失控与质量失控相互影响
一般来讲，质量控制和进度控制是一对孪生兄弟，是相互起连锁反应的，进度失控可能导致质量失控;同样，质量失控也会导致进度失控。当进度落后的情况下，许多项目经理会采用一些补救措施来弥补，如加人、加班等。但这些急功近利和急于求成的措施反而可能使实施质量进一步下跌，而质量失控又让滞后的进度表更滞后，这样进度失控和质量失控就形成了一个恶性的死循环。
(4)影响实施顾问和业主公司的关系
ERP项目实施的双方是合同关系，即法律关系，不是亲戚关系。如果双方关系比较融洽，对一些问题比较容易达成谅解，则进度失控对双方之间的关系也不会造成多大的影响;否则，索赔、调解、仲裁这类的事情必然会使双方的关系恶化。
二.ERP实施进度失控原因分析
ERP实施一直存在的难题，就是如何确保实施按进度进行，这是ERP项目管理的重要一环，也是最艰难的工作之一。ERP实施进度失控受到很多因素影响，主要有以下几种情况：
(1)实施进度估算值准确性差
ERP实施进度控制最大的挑战是实施进度估算值准确性差。据统计，在对ERP实施进度估算时，大多数项目实际完成时间超过估算进度的30%到50%。进度出现偏差主要是原因有：如工作量的估算是否合理，是否考虑了工作中存在的难点，是否考虑了项目成员自身的技能，是否考虑了其它应该考虑的风险。更可怕的是如果ERP实施中还存在着需要攻关解决的难题时，此时工作量往往很难估计，而且一旦被卡住更可能会对实施进度产生致命的影响。
(2)ERP需求变更频繁
根据常识随着ERP实施的深入，需求变更也会越来越多。结果是无论是删减、增加或者改变需求，都会使进度表发生相应的调整或滞后。例如，在需求分析前期，一方面是对于部分关键需求没有给予足够的关注，造成后期需要不断修正。另一个方面，是在实施过程中总是眼光朝上，总是喜欢添加一些原先进度表规划所没有的东西，也导致进度表的失控。这样积少成多，集腋成裘。不仅使实施进度滞后于计划，而且也模糊了最初的项目需求。更严重的是，需求范围已经扩展到项目真正需要的范围之外。
(3)大量的赶工措施反而使进度更恶化
据了解，目前对于ERP进度控制大多采用被动措施，其中的赶工措施非常容易产生多米诺骨牌效应。因为ERP实施是是一环扣一环，环环相扣的。可以说，一着落后，全盘皆落后。许多实施经理在ERP实施进度落后时，通常会采用这几种赶工措施来弥补，如增加人员、频繁加班和增加激励措施。但实际上新增加的人员因为对项目不够熟悉，反而让滞后的进度表更滞后，而频繁加班造成的疲劳也会再次使团队工作效率和士气降低，还有高高在上但无效的激励措施也会使进度更恶化。因此，这些措施并不是完全不可取，但是要考虑适度原则。
(4)缺乏监管和控制，没有及早发现进度失控，
一般人在工作时都有前松后紧的习惯，ERP实施因为繁杂的事情太多，更容易出现前松后紧的现象。在ERP实施中，进度滞后发现得越晚，留给后期挽回的余地也越少，对于实施造成的损失也越大。拿破仑曾经说过，没有一场战争是按照计划打的，这句话深刻地诠释了事情发展的动态性。因此在ERP实施过程中，进度计划是不可能保持一成不变的，应该要及时对项目实施进展进行监督和检查，从而对一些新需求、新变化、突发因素做出动态响应。
三.避免实施进度滞后的有效措施
最现实、最合理的进度表在项目实施时还是可能遇到麻烦。例如有一些任务的优先级提高了，而另一个本来进行得很顺利的任务现在却可能被放到了不重要的位置。因此，进度表滞后是很常见的事情，但可以有好几个办法让滞后的项目再回到正常轨道上来。
(1)制定切实可行的进度表
ERP实施可以划分为项目准备、项目启动、需求分析、系统建立、正式上线、辅助运行等几个阶段。因此，每一个环节需要做的事要尽量细化，仅仅是一些大的规划是不足够的。传统管理方式在进行项目估算时一般是基于行业平均经验值，但ERP实施的行业平均经验值反映的只是业界的常规实践，并不能真实的反映每一个具体的团队。因此，在项目估算时应该要以自己团队历史经验值为基础，进行实事求是的进度估算。可以从这两个方面着手：一是项目进度的可行性，这是进度估算的基础。二是对项目进度进行合理的度量，并在合适的时候要检查项目的真实进展，并对项目估算做出相应调整。
(2)锁定实施需求，避免无休止的变更
每一个ERP项目都需要在实施之前锁定需求，不这样做必将会导致项目失败。当然，在实施过程中，多多少少都会发生一些变更，但一定要严格控制这些变更，要把需求变更控制在可控范围内，否则容易导致进度表滞后和成本增加。例如明确需求变更的根本原则，可把需求定义为“必须的需求”、“应当具备的需求”和“锦上添花的需求”，严格坚守核心功能，并确保需求变更在进度表范围之内。事实也证明，只有做到了需求明确，才能避免实施进度不断滞后的恶果。
(3)及时检查和更新进度表
项目进度表不是一成不变的，而是可根据项目进展对一些新的需求、新的变化做出响应，动态的更新。如果发现进度严重滞后时，就要看看能不能缩短某个任务的时间或加快执行进度。例如，仔细检查进度表里有没有这样的步骤：他们可以锦上添花，但并不是项目成功的关键任务。现在就需要删除这些内容，虽然实施效果可能没那么精细，但去掉一些装饰物可以帮助项目走回正轨。因此，要密切注意和检查实施进展，一旦出现了问题，就要马上拿出切实可行的措施。切勿匆忙采取头痛医头、脚痛医脚的措施，反而致使实施进度更滞后。
(4)在各种实施目标中平衡和取舍
进度控制、成本控制、质量控制三者的目标是对立与关联的关系。项目进度、质量和成本构成一个相互制约的三角关系。如果经过评估项目进度确实已严重滞后时，就要在各种实施目标中进行平衡和取舍。例如，以牺牲部份功能范围、成本预算、进度计划或实施质量中的某一项目标为代价，来保住项目最重要的目标达成。指望不采取纠正和干预措施，进度失控会自行消失的想法是不现实的。
(5)制定有效的奖罚制度
ERP项目实施是一个庞大的系统工程，可谓牵一发而动全身。实施人员在完成已有任务的同时，还要增加学习、培训、讨论、分析与收集资料、整理基础数据、规范流程与数据等许多工作。因此，必须建立起一套行之有效的奖惩机制，才能有效调动起实施人员的积极性。应该通过订立相应的考核和监督的指标，避免因为小部分人员不配合导致ERP实施整体的延误，要从制度上保障实施任务的顺利完成。在适当的时候，还应对有突出贡献的人和部门给予特别嘉奖。 |
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